★3、人员保障
（1）供应商应根据招投标文件、合同等约定,成立整理服务项目组，按采购人要求配备具有相应知识水平、业务技能的项目负责人和整理人员,并保证项目组成员在服务过程中的稳定性。人员中途更换应征得采购人同意并及时报采购人备案。
（2）调、还卷须固定专人负责，不得随意更换。调、还卷须按照档案保管部门要求分批调还并履行手续，同时要求所有档案不得调离除库房和扫描操作间以外的地方。在此过程中如发生档案丢失、损毁，采购人将依法追究供应商法律责任。
（3）供应商就现场加工、人员管理、加工制度具备一套完整可操作的安全措施及保密制度，并按保密条例对所有档案信息和项目信息严格保密，签订劳动合同和保密责任书(保密协议)。
（4）供应商应对工作人员进行安全保密教育、每年应对上岗人员进行不少于1天的在岗培训，培训内容应涵盖档案法律法规、档案管理、质量管理、保密管理、风险管理、知识产权管理、环境管理和职业健康管理等方面的知识和要求。
（5）供应商需为本项目配置的服务团队人员至少应包含以下人员：项目负责人≥1名，其余项目组成员≥2名。（供应商指派的工作人员需提供在职证明。）
★4、项目实施
（1）项目实施所需场地（已安装监控系统）、储物柜、操作台椅、办公桌椅由采购人提供；本次档案数字化扫描项目实施过程中所涉及的各类计算机、扫描仪、打印机、装订机及辅助设备、所需的系统、软件和硬盘设备和相关耗材，均由供应商提供，并按双方共同商讨的实施时间方案完成人员的进场和所有设备的安装与调试。
（2）服务期间供应商需充分了解并使用采购人现有档案管理系统，实现档案数字化信息平台界面和数据无缝对接。
（3）档案整理与数字化加工过程中应使用正版软件，除必要的操作系统、杀毒软件、加工软件和第三方安全管理软件外，档案数字化加工计算机不允许安装任何与加工无关的软件。
（4）供应商须充分考虑档案数字化扫描所导致的数据安全风险，及时做好数据备份，避免造成工期延误，若因此造成工期延误则承担全部责任。
★5、档案整理
（1）档案交接
根据采购人提供的档案清单或直接提供的卷宗材料获取相应案卷，供应商需逐卷清点核对完毕双方在《档案移交清单》上登记、签字。供应商负责整个项目档案的取卷、保管、退还工作，如发生任何档案遗失问题由供应商承担全部法律及经济责任。
（2）作业管理
① 供应商应掌握所承接档案类型的整理标准和规范,按照标准和规范做好档案实体鉴定、审核、分类、组合、排列、编号、编目、装订、装盒等整理服务工作。
② 供应商在整理服务过程中应形成相应的工作流程单,对档案整理服务各操作环节或步骤做好相应记录,保证档案整理服务过程的可追溯性。
③ 供应商在整理服务过程中,发现问题应向发包方出具工作联系单。
④ 供应商在整理服务过程中应建立质检管理机制,落实质检人员,对各操作环节或步骤进行质检,质检情况可形成项目问题跟踪表。
⑤ 供应商应定期向采购人汇报整理服务进展情况。
⑥ 未经采购人允许,供应商不应将档案、档案复制件及其他各种文件材料带离整理场所,不应带入有信息录入、传播功能的设备,不应以任何形式泄漏、传播、公布档案信息。（委派的工作人员需签署保密协议）
⑦ 供应商在整理过程中发现需要调整分类方案,或采购工作量与合同约定有出入等问题时,双方应及时沟通,必要时签订补充协议。
⑧ 供应商应将整理服务过程中形成的备查资料或认为不需要归档的文件登记造册,供采购人审定、处置。严禁擅自销毁文件。
⑨ 在档案整理过程中需要提供利用档案的,供应商应协助采购人做好相关工作。
（3）档案前整理
① 档案整理时对档案以卷为单位进行分拆，去除金属装订物。
② 拆分档案时需考虑到纸张易折、易碎等原因，小心轻拿轻放，在拆分档案有可能损坏原件时，不可强拆档案。对于严重破损的档案，先进行修复处理。拆开的档案不得出现任何漏缺页及顺序差错。
③ 对照目录逐页检查档案原件，同时检查档案纸质目录和档案文件之间的顺序，对拆解前次序颠倒的页面，拆解后要予以更正。
④ 须核实卷内页码编制顺序，对于卷内未编码档案需按规则重新编码页码，卷内文件按次序从1开始连续编号，不得有重号、跳号，空白的页面不编页号。每张大幅面图纸视为一页文件编制页号。
★6、档案扫描
（1）档案扫描技术指标：扫描分辨率采用≥300dpi，对字体较小、字迹模糊的档案适当提高扫描分辨率，对基建、设备大幅面图纸分辨率采用≥600dpi，扫描格式采用≥24位真彩色，彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。存储格式采用采用JPG（单页）、PDF格式（多页）格式或JPEG（存储时压缩率的选择）应在保证扫描的图像清晰可读的前提下，尽量减少存储容量。
（2）按要求区分扫描件和非扫描件，确定需扫描的文件，按页码顺序进行扫描。
（3）需扫描的档案，页面破损严重无法直接进行扫描的，应先进行页面修复；页面褶皱不平，影响扫描质量的，应先压平。
（4）扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。
（5）扫描时应认真登记和核对扫描的页数和顺序，确保实际扫描页数与实体档案整理时页数和顺序完全一致，扫描时应根据档案的实际情况调整扫描参数，保持图像效果与档案实体一致。
★7、图像处理
（1）扫描后的原始JPG图像需要进行优化处理，对图像清晰度、色调、偏斜、污渍、黑点、黑线、黑框、黑边进行调整、清除，使得图像清晰、端正、完整。
（2）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
（3）图像处理后保证图像信息与原档案内容完全一致，不删除页面任何有用信息，包括正文内容、页眉、页脚、手写注释和印章等。页面内容基本居中显示，不出现明显偏左或偏右现象。
★8、档案还原装订及归还
（1）实体档案装订前要检查档案数量是否齐全，档案目录是否完整，装订边是否压字，卷内文件的各种编号与档案封面和目录各项是否相符，文件排列顺序是否正确。出现装订边压字的情况，需张贴装订边后方可装订。
（2）对库存档案，尽可能保持档案原貌的原则，装订时尽可能按原孔装订，对装订位置不足的页面，须进行加边处理。对破损的档案要修复。装订要结实、齐整(左边、下边对齐)，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读。
（3）档案装订必须采用专为装订线进行装订，原档案以卷方式装订管理的，采用白线三孔一线装订。原档案以件方式管理装订的，采用原装订方式每件装订。（档案装订必须采用专业装订线进行装订，原档案以卷方式装订管理的，采用白线三孔一线装订。原档案以件方式管理装订的，采用直角装订方式每件装订。）
（4）财务档案：会计凭证装订包括凭证的整理、装订、归类、上架服务。封皮材质为黄色牛皮纸，采用热铆管三孔装订，凭证按照A4纸尺寸装订，封面印有“成都市第四人民医院”字样，并在封面和侧面填制所装订凭证的制单起止日期和凭证号，归档号档案信息。装订凭证可多张凭证成册，也可一张凭证分多册，应当填制清晰的相关索引信息。凭证装订厚度应当统一，便于查看。凭证装订过程中应当按顺序装订，不打乱顺序，做到不遗漏凭证和相关材料，装订人员不可私自将凭证带离装订现场，不得拍摄凭证内容，不得向他人泄露凭证与相关材料内容。凭证装订工作人员具有相关资质或不少于2年经验，装订凭证牢固，不会在翻阅中散开，不得在装订过程中损毁凭证。该服务所需的装订机器和牛皮纸封皮（不低于280克/张）、热熔胶管、垫片、胶水等耗材均由装订供应商提供不再另外收取费用。
（5）档案归还途中不得人档分离，档案不得受潮、受污、受损、丢失。
★9、数据挂接
（1）将合格后的数字化电子图像文件对照档案系统中的目录数据，挂接到采购人现有电子档案管理系统中。
（2）能按A4纸张要求进行打印，同时可按页码或内容进行选择性打印。
（3）能采用标准关系数据库管理系统进行数据存储。
（4）电子档案图像信息采用分布式动态扩展逻辑服务器进行管理，不依赖某一具体设备，并能跨平台运行。
★10、数据验收
检查完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%及以上时，验收“通过”。例：目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题。
★11、成果管理：DA/T 68.2—2020《档案服务外包工作规范 第2部分：档案数字服务》
供应商应将所有的档案数字化成果，包括档案数字化过程中形成的各种数字化工作文件、日志、记录、元数据等，以及使用的存储介质，及时移交，并履行书面交接。
注：标注★的服务要求均为实质性要求，不允许负偏离。比选申请人需按要求提供相关佐证材料，未提供证明资料、证明材料不全或提供的证明材料不能佐证的视为负偏离。
九、商务要求（实质性要求）：
（一）服务地点：成都市第四人民医院（营门口院区）：金牛区互利西一巷8号。
（二）服务期限:3年，合同一年一签。经采购人考核合格后（考核标准见附件1），可续签下一年度合同。如年度累积三次考核不合格，采购人有权单方解除合同，合同解除所产生的全部损失、费用及法律责任，均由供应商负责承担。
（三）付款方式：经采购人考核合格后（考核标准见附件1），以季度为单位结算一次，按中标单价×实际发生数量据实结算。采购人收到供应商的合法等额有效的税务发票后60天内以银行转账方式将钱汇入供应商指定账户。
（四）验收方案
1、采购人对中标单位数据每季度验收一次。随机抽检20%案卷，检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
2、目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。
3、在验收中检出的错误，中标单位应及时、无偿予以纠正并再提交重新验收。全部档案验收“通过”的结论，必须经采购人验收后方有效。如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标单位违约，应当根据违约情况向采购人支付中标金额20%的违约金。
（五）售后服务要求
1、质量保证期：1年（自提交成果并验收合格之日起计，在质保期内如因中标单位质量问题遇到返工和补做情况的，除非采购人另有要求，质保期内的服务均为上门服务；且供应商必须在3个法定工作日内负责无条件、无偿地返工和修正。）
2、服务响应与维护期：供应商应提供质保期内5×8小时的技术支持服务，服务响应并上门时间：1个工作日。可通过电话、电子邮件、现场等多种方式为采购人提供技术支持服务，全方位响应需求；当采购人发现数据不可用或其他质量问题时，供应商应立即对相应部分数据进行处理，确保数据的准确性和可靠性，保障用户正常使用。
（六）双方违约责任
1、甲方的违约责任
甲方未按本合同约定时间和数额支付款项的，乙方应向甲方发出催款通知书，自催款通知书约定的合理支付期限届满后甲方仍未支付的，乙方有权要求甲方支付应付款项。
2、乙方的违约责任
① 若乙方不能按照甲方的要求的时限及时提供服务的，每逾期一日，应向甲方支付本合同总价款的20%作为违约金，逾期30日，甲方有权单方面解除合同，乙方则应按本合同总价款的20%向甲方偿付违约金。
② 若乙方提供的服务经甲方验收不合格，或者不符合合同服务标准又无正当理由不整改或者经整改仍不能达到合同约定的服务标准，乙方应向甲方支付本合同总价款的20%作为违约金，且甲方有权单方面解除合同。
③ 乙方在提供服务过程中，违反国家法律法规、规章制度、作业标准、行业相关规定、甲方现场管理制度及本合同的约定，造成甲方或第三方财产损失、人身损害的，由乙方承担全部责任。给甲方造成损失的，应赔偿甲方实际损失，包括但不限于诉讼费、律师费、司法机关等裁决应由甲方赔偿的费用等。
④ 乙方支付的违约金不足以弥补甲方损失的，乙方还应赔偿甲方损失尚未补足的部分。
⑤ 乙方除承担上述违约责任外，还应承担甲方为主张权利而实际产生的费用，包括但不限于诉讼费、仲裁费、律师费、公证费、差旅费、邮件费、公告费、鉴定费、保全费和调查取证的费用，以及来自行政机关的罚款等。
十、与我院合作中的供应商将接受我院诚信度月考核，考核不合格者我院有权终止合作，并列入黑名单。
十一、凡愿意报名参加我院比选项目的供应商，均视为无条件认同我院提出所有比选要求。
十二、联系方式：
地址：成都市营门口互利西一巷8号成都市第四人民医院综合采购部
联系人：王老师
电话：028-69515784
成都市第四人民医院
2026年6月26日
